Política de tratamiento de datos personales

GLS Consulting Group S.A.S. NIT: 900.312.860-1 Versión 1.0 – Diciembre 2025 Bogotá D.C. 

Aprobación: Lucero Ortiz Arce – Representante Legal Fecha de aprobación: Agosto 2026 Normatividad base: Ley 1581/2012 | Decreto 1377/2013 | Ley 43/1990 Vigencia: Indefinida con revisión anual obligatoria

1. OBJETO Y ALCANCE

GLS Consulting Group S.A.S. (en adelante «la Firma») adopta la presente Política para garantizar el derecho fundamental al habeas data de los titulares de datos personales que son objeto de tratamiento en el ejercicio de sus servicios de auditoría, consultoría y contabilidad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Esta Política aplica a:

• Todos los datos personales recopilados, almacenados, procesados o utilizados por la Firma.

• Empleados y trabajadores de empresas clientes cuyos datos son tratados en procesos de nómina, auditoría o contabilidad.

• Todos los canales de recopilación: correo electrónico, formularios físicos y digitales, plataformas contables y de auditoría, y reuniones presenciales o virtuales.

• El uso de herramientas tecnológicas que impliquen tratamiento de datos, incluyendo software contable, plataformas de auditoría e inteligencia artificial (IA).

• Todos los colaboradores, directivos y contratistas de GLS Consulting.

2. MARCO NORMATIVO

3. DATOS TRATADOS Y FINALIDADES

La Firma no comparte datos personales con terceros, salvo requerimiento expreso de autoridad judicial o administrativa competente (DIAN, SIC, Fiscalía, entre otras).

4. PRINCIPIOS RECTORES

5. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

GLS Consulting utiliza herramientas de inteligencia artificial generativa (ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot u otras equivalentes) en etapas de validación y análisis de información contable. El uso de estas herramientas está sujeto a las siguientes reglas de obligatorio cumplimiento:

1. PROHIBICIÓN EXPRESA: Queda prohibido ingresar datos personales identificables en herramientas de IA generativa pública sin previo proceso de anonimización. Esto incluye nombres, números de cédula, cuentas bancarias, NIT de clientes y cualquier dato que permita identificar al titular.

2. ANONIMIZACIÓN OBLIGATORIA: Antes de usar IA para validaciones, el colaborador debe eliminar o enmascarar todos los datos de identificación del titular.

3. DATOS FINANCIEROS: Los estados financieros y cifras contables podrán usarse en IA únicamente cuando se hayan suprimido los datos identificadores del cliente.

4. RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL: El colaborador que use herramientas de IA es directamente responsable de garantizar el cumplimiento de estas reglas.

5. REVISIÓN SEMESTRAL: La Gerencia Administrativa revisará semestralmente las herramientas de IA en uso y su impacto en la protección de datos.

Respecto al software contable y de auditoría (Siigo, World Office, Helisa, IDEA, ACL/Galvanize u otros), la Firma garantiza: acceso por roles con mínimo privilegio, copias de seguridad periódicas y uso exclusivo de plataformas con garantías de seguridad de la información.

6. AUTORIZACIÓN Y RECOLECCIÓN DE DATOS

GLS Consulting obtiene la autorización previa, expresa e informada de los titulares mediante:

• Cláusula de autorización incluida en los contratos de prestación de servicios con los clientes.

• Formularios de autorización individual para empleados de clientes cuando aplique.

• Aviso de privacidad comunicado a los titulares en el primer contacto de recopilación de datos (ver Anexo 1).

Cuando los datos correspondan a empleados de las empresas clientes, GLS Consulting garantizará que dichos titulares reciban información clara sobre: (i) los datos que serán tratados, (ii) la finalidad del tratamiento, (iii) sus derechos como titulares, y (iv) la identidad del responsable.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES Y CANALES DE ATENCIÓN

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización otorgada y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Términos de respuesta: consultas en 10 días hábiles y reclamos en 15 días hábiles desde la recepción de la solicitud completa. Si no es posible resolver en dicho término, se informará al titular con los motivos y la nueva fecha de respuesta (máximo 5 días hábiles adicionales).

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y SECRETO PROFESIONAL

Medidas técnicas:

• Control de acceso por roles en sistemas contables y de auditoría (principio de mínimo privilegio).

• Conexiones cifradas (SSL/TLS) para envío y recepción de información sensible.

• Copias de seguridad periódicas de bases de datos y archivos.

• Autenticación de doble factor en plataformas críticas donde sea disponible.

Medidas administrativas:

• Cláusulas de confidencialidad en todos los contratos de trabajo y de prestación de servicios.

• Capacitación anual obligatoria a colaboradores sobre protección de datos y uso seguro de IA.

• Protocolo de atención ante incidentes: contención inmediata, evaluación en 24 horas, notificación a titulares y reporte a la SIC cuando aplique.

En cumplimiento del artículo 37 de la Ley 43 de 1990, toda información financiera, contable y tributaria de los clientes tiene carácter estrictamente confidencial. Esta obligación se mantiene aun después de terminada la relación contractual, y su incumplimiento genera responsabilidades disciplinarias, civiles y penales.

9. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Vencidos los términos, GLS Consulting procederá a la supresión segura de los datos mediante métodos que impidan su recuperación o reconstrucción.

10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y VIGENCIA

GLS CONSULTING GROUP S.A.S., NIT 900.312.860-1, con domicilio en Carrera 19A No. 122-59 Piso 2, Bogotá D.C., es el responsable del tratamiento de los datos personales objeto de esta Política. La Representante Legal, Lucero Ortiz Arce, actúa como interlocutora ante la SIC.

Esta Política entra en vigor en agosto de 2026, tiene vigencia indefinida y será revisada anualmente o cuando se produzcan cambios normativos relevantes, se incorporen nuevas herramientas tecnológicas o cambien sustancialmente las actividades de la Firma.

LUCERO ORTIZ ARCE Representante Legal C.C. 31.714.477 Bogotá D.C., agosto de 2026

ANEXO 1 – AVISO DE PRIVACIDAD

AVISO DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GLS Consulting Group S.A.S.

Responsable del tratamiento: GLS Consulting Group S.A.S. NIT: 900.312.860-1 Domicilio: Carrera 19A No. 122-59, Piso 2, Bogotá D.C. Correo: gerenciaadministrativa@glsgroup.com.co Teléfono: 601 712 7298 | 318 427 9587

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, GLS Consulting Group S.A.S. le informa que sus datos personales y los de sus empleados serán objeto del siguiente tratamiento:

1. Datos recopilados

• Datos de identificación: nombre completo, número de documento, cargo y datos de contacto.

• Datos laborales y de nómina: salario, novedades, afiliaciones a seguridad social y cuenta bancaria.

• Datos financieros y contables: estados financieros, movimientos contables, declaraciones tributarias y soportes documentales.

2. Finalidades del tratamiento

• Prestación de servicios contables, tributarios y de auditoría conforme al contrato suscrito.

• Cumplimiento de obligaciones ante la DIAN, UGPP, Ministerio de Trabajo y demás entidades regulatorias.

• Procesamiento de nómina y liquidación de prestaciones sociales de sus colaboradores.

• Gestión administrativa de la relación contractual con GLS Consulting.

3. Sus derechos como titular Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento. Para ejercer estos derechos puede comunicarse con nosotros a través de los canales indicados en el recuadro anterior, en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Le responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos.

4. Confidencialidad y seguridad Sus datos son tratados bajo estricta reserva y confidencialidad, en cumplimiento del secreto profesional establecido en la Ley 43 de 1990. GLS Consulting no comparte su información con terceros, salvo requerimiento expreso de autoridad competente.

5. Vigencia Sus datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su recolección y los términos mínimos exigidos por la normatividad contable, tributaria y laboral vigente (entre 5 y 10 años según el tipo de documento).

6. Queja ante la SIC Si considera que GLS Consulting ha incumplido sus obligaciones en materia de protección de datos, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través del sitio www.sic.gov.co.